子邮件归档是将电子邮件以安全且易于访问的格式保存和存储以供长期使用的过程。
与常规电子邮件存储不同，归档可确保电子邮件被索引、可搜索和可检索，从而使组织更容易遵守法律和监管要求、进行内部审计并有效管理大量电子邮件。
存档的电子邮件以保护其完整性和防止任何更改的方式存储，确保它们仍然是准确可靠的记录。
电子邮件归档与电子邮件备份
- 电子邮件归档：电子邮件归档涉及在专用 垃圾邮件数据 系统中捕获和存储电子邮件，以便对电子邮件进行索引和搜索以供将来参考。此过程可确保电子邮件以原始形式保存，并可在法律、监管或业务需要时检索。
- 电子邮件备份：电子邮件备份是指创建电子邮件副本，以防止因意外删除、系统故障或其他不可预见的事件而导致数据丢失。备份通常用于恢复目的，可能不包含索引或轻松搜索等功能。
| 特征 | 电子邮件归档 | 电子邮件备份 |
| 目的 | 长期保存和检索 | 丢失时的数据恢复 |
| 存储期限 | 不确定，基于组织政策和法规 | 通常是短期的，直到下一个备份周期 |
| 可搜索性 | 高度可搜索和索引 | 搜索功能有限 |
| 监管合规性 | 旨在满足法律和监管要求 | 并非专门为合规性而设计 |
| 数据完整性 | 确保电子邮件保持真实和不被篡改 | 可能无法保证完整性或真实性 |
| 无障碍设施 | 易于进行审计、合法保留和调查 | 主要用于恢复丢失的数据 |
| 数据管理 | 包括用于管理和组织存档数据的工具 | 专注于创建用于修复的副本 |
为什么电子邮件归档很重要？
- 遵守行业法规：电子邮件归档可通过在规定期限内保留电子邮件来帮助满足行业法规。它可防止罚款并确保在审计期间轻松访问，从而证明符合法规要求。
- 法律保护和电子取证：归档通过保留电子邮 什么是 devsecops？你需要知道的一切 件的原始形式和元数据提供必要的法律保护。这有助于在诉讼期间快速检索并防范法律风险。
- 改进的数据管理和检索：电子邮件归档通过索引电子邮件以便于搜索和检索来增强数据管理，从而提高生产效率并降低数据丢失风险。
- 节省存储和服务器性能的成本：通过卸载旧电子邮件、优化存储使用和提高整体电子邮件系统效率，归档可以降低存储成本并提高服务器性能。
如何在 Gmail 中存档电子邮件？
1. 使用存档按钮
- 选择您想要存档的电子邮件。
- 单击“存档”按钮，它看起来像一个带有向下箭头的框。
2. 存档多封电子邮件
- 通过选中旁边的复选框来选择多封电子邮件。
- 单击“存档”按钮存档所有选定的电子邮件。
3. 键盘快捷键
- 选择您想要存档的电子邮件。
- 按下键盘上的“E”键可立即存档选定的电子邮件。
4. 访问存档电子邮件
- 转到“所有邮件”标签来查看所 韩国号码 有已存档的电子邮件。
如何在 Outlook 中存档电子邮件？
1. 使用存档按钮
- 选择您想要存档的电子邮件。
- 单击功能区中的“存档”按钮。
2. 存档多封电子邮件
- 通过选中旁边的复选框来选择多封电子邮件。
- 单击“存档”按钮将选定的电子邮件存档。
3. 设置自动存档
- 前往“文件”>“选项”打开设置。
- 从选项中选择“高级”。
- 点击“自动存档设置”打开自动存档配置。
- 根据需要配置您的设置，然后单击“确定”以启用自动存档。
4. 访问存档电子邮件
- 打开文件夹窗格中的“存档”文件夹以查看已存档的电子邮件。