Ali Orlando Wert 在收購推動下的高成長公司中領導了多個內容團隊。儘管這些團隊通常是由多家被收購的公司拼湊而成，但他們必須作為一個整體運作。
阿里說，快速達到這一點可能會暴露流程中的缺陷。球會掉下來，東西會從裂縫中掉下來。開始互相指責。人們會說「這不是我的工作」。團隊失去了靈活性，並被最後一刻的請求淹沒。
感覺行銷室著火了。
要撲滅這場大火，需要創造一種不 頂級電子郵件列表 同的火花，阿里在內容行銷世界分享了她這樣做的經驗。在她的演講《打造工作流程：如何建立關鍵內容營運以擴展您的策略》中，她介紹了泳道、孤島和可擴展性。
暢遊自己的泳道：定義角色和職責
當角色不清楚時，您經常會聽到以下說法之一：
- “請做好你的工作。”
- “請停止做我的工作。”
阿里表示，這兩種反應都是由於缺乏對 透過行銷手機號碼產生潛在客戶 團隊角色和職責的了解而造成的。該解決方案涉及兩個步驟。首先，獲得組織對角色和職責的認可。其次，根據專案和流程記錄它們。
RACI模型
儘管該過程只需要兩個步驟，但您必須投入 資料庫到數據 時間來執行它們。阿里推薦的解決方案是RACI（發音為“racy”）模型。
RACI 模型包含四個要素：
- 負責人－直接從事並完成任務的人
- 負責人－對所完成的任務擁有最終權力的人
- 被諮詢者－在執行任務期間必須諮詢的人
- 消息靈通－不直接參與任務但需要了解進度的人
Ali 建議了幾種整合組織的 RACI 模型的方法：
- 面對面研討會
- 虛擬白板
- 協作文件（例如 Google Docs、Notion）
以下是 RACI 模型的圖表形式：
上排包括專案可交付成果、產品經理、策略師和設計師的列標籤。
左欄列出了專案可交付成果（設計網站地圖、設計線框、建立樣式指南和程式碼範本）。在每個角色下，R、A、C 或 I（負責、負責、諮詢或通知）確定該人員在該計劃中的責任。
團隊角色和職責
雖然 RACI 對於記錄流程和專案中的角色很有用，但 Ali 也建議在廣泛的層面上定義個人的角色和職責。
「如果你的公司或團隊透過收購發展得非常快，那麼令人驚訝的是人們對自己的工作和其他人的工作可能會如此不清楚，」她說。
阿里建議召集團隊（包括行銷領導者）討論角色和職責。這些重要的討論可以：
- 分歧的表面領域。
- 發現沒有主人的縫隙。
- 提供每個團隊工作的可見性。
- 協調團隊之間的優先事項。
打破孤島：共同努力實現共同目標
您如何知道您的組織是否遇到孤島問題？看看阿里的清單上是否有任何內容是真實的：
- 部門之間是對立的。
- 重複工作的情況太多了。
- 任務經常被忽略。
- 獲取重要資訊通常很困難。
- 團隊似乎在為了不同的目的而工作。
一旦您發現了存在的孤島問題，請按照 Ali 的建議解決它們。
內容使命宣言
內容使命宣言可以澄清所有的孤島，這在多次收購後尤其重要。它應該包含以下元素：
- 受眾－你想要幫助的人
- 你提供什麼——你提供的資訊類型
- 結果或收益—受眾可以因為您的內容而做什麼
「作為一個團隊，我們會制定內容使命宣言，並與我們想要服務的受眾、我們將為他們提供什麼樣的內容以及我們想要的結果保持一致，」阿里說。
除了記錄在案的使命宣言外，阿里還建議共同回答以下問題：
- 你的目標是誰？
- 成功是什麼樣的？
- 什麼策略可以幫助你實現這個目標？
- 這如何與行銷目標保持一致？
- 您將如何衡量成功？
- 您將如何報告進度？
- 您認為您可以實現哪些目標？
- 您需要多少預算？
工藝車間
在 Ali 目前工作的 Appfire，來自不同行銷團隊的幾個人會面參加一個行銷活動流程研討會。參與者是關心優化流程和打破孤島的從業人員。
研討會分為三個階段：
- 準備工作：收集受影響團隊面臨的挑戰
- 工作流程映射：使用 RACI 模型詳細說明活動流程的每個步驟
- 活動簡介：建立包含執行活動的所有相關詳細資訊的文檔
研討會結束後，團隊將活動簡報和工作流程轉變為專案和文件管理系統中的範本。
結果和模板
團隊打破孤島的努力立即取得了成果。 「我們已經制定了所有的工作流程。我們在專案管理系統中建立了一個全新的可交付範本。我們做出了一些改變系統的決定，」阿里說。
「我們每週見面一個小時，我們只是不斷地進行一些小工作。因此，不必投入大量資源。
擴展：建立永續運營
您已經定義了角色和職責，發布了內容使命聲明，並解決了孤島問題，但您仍然沒有完成。您現在應該解決團隊結構問題，考慮成立內容委員會，並解決容量規劃問題以支援擴展營運。
團隊架構
阿里說，建立正確的團隊架構是擴大內容運作的關鍵。
在建立任何規模的內容團隊時，阿里認為她發現以下一些有效的方法：
- 聘請負責策略和內容創建的內容專家
- 讓內容專家與產品或解決方案領域保持一致
- 將內容專家與產品行銷合作夥伴配對
- 深入了解團隊成員的優勢和興趣領域
在較大的團隊中，阿里也透過以下方法取得了成功：
- 區分編輯經理和策略經理
- 擁有專門的營運部門來管理專案和資源
- 依靠自由工作者和機構來補充內部資源
- 為不同地區創造專門的團隊領導
內容委員會
在一家公司，阿里在 CMI 諮詢部門 The Content Advisory 的幫助下建立了一個內容委員會。該委員會匯集了負責組織不同部門內容的跨職能團隊成員。
理事會成員開會就內容、標準的共同理念達成一致，並分享他們的經驗、見解和最佳實踐。
根據她管理內容委員會的經驗，阿里提出以下建議：
- 選擇內容倡導者和影響者的參與者。
- 確保領導層接受這個想法，並且有一個執行擁護者。
- 創建具有明確目標、角色和職責的理事會章程。
容量規劃
如果您不知道您的團隊可以執行多少工作、何時僱用更多資源以及何時拒絕，那麼您將從容量規劃中受益。
阿里建議先對任務所花費的時間進行基準測試。要求您的團隊使用免費應用程式或瀏覽器外掛程式幾個月來記錄他們的任務和專案時間。現在，您有了實際數據來進行相應的規劃。
借助這些真實數據，您可以設定對團隊和個人工作負載的期望。根據個人的能力分配任務。然後，根據需要建立額外資源的案例。
實施您的策略
我很喜歡阿里的這句話：“實施戰略是戰略的一部分。”
她引用了西蒙·斯涅克（Simon Sinek）的一句話：「僅靠熱情是無法解決問題的。為了讓熱情得以生存，它需要結構。只知道“為什麼”而沒有“如何”，成功的可能性微乎其微。
換句話說，內容領導者應該提高將策略轉化為團隊日常實踐的重要性。優化內容營運可以增加內容行銷為企業帶來的價值。
正如阿里所說：「我們都想成功。我們可以讓自己變得更加不可或缺的一種方法是將內容操作添加到我們的工具包中。
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